Informes W-2

Los empleadores obligados a presentar 250 o más formularios W-2 serán responsables de informar a los empleados el costo total de la cobertura de su plan de beneficios de salud grupal en sus formularios W-2, según la Ley de Protección al Paciente y Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA, en inglés) (la Ley). Los empleadores que presenten menos de 250 formularios W-2 no estarán obligados a informar el costo de la cobertura de salud. Esta asistencia de transición continuará hasta que se emitan más orientaciones. No se aplicarán orientaciones complementarias a ningún año calendario que comience en el plazo de seis meses después de la fecha de emisión de la orientación.

Este requisito es solo informativo y no implica que la cobertura proporcionada por el empleador estará sujeta al impuesto sobre la renta.

Este requisito entró en vigencia con los formularios W-2 de 2012 distribuidos a los empleados en enero de 2013.

Por lo general, el costo de la cobertura incluye tanto la parte del costo pagada por el empleador como la parte del costo pagada por el empleado, independientemente de si el empleado pagó ese costo mediante contribuciones antes o después de impuestos.

Solo los empleados cubiertos que eligen la cobertura y pagan las primas o los importes de las contribuciones reciben información sobre el costo de la cobertura en sus formularios W-2. Los beneficiarios y dependientes no recibirán el costo de la cobertura.

Los planes de "beneficios exceptuados" según la ley HIPAA no están sujetos a los requisitos de presentación de informes W-2 (seguro contra accidentes, de ingresos por discapacidad, de responsabilidad suplementaria, de compensación a los trabajadores). Los planes dentales y de la vista independientes tampoco están sujetos a los requisitos. No es necesario informar la cobertura en virtud de una HRA, los importes aportados a una HSA o una Archer MSA, así como las contribuciones de reducción salarial a una FSA de salud. Además, en el W-2, no se deben informar los programas de asistencia al empleado (EAP, en inglés), los programas de bienestar o las clínicas médicas en el lugar si el empleador no cobra una prima por este tipo de cobertura.

En última instancia, es responsabilidad del empleador determinar, con precisión, qué empleados deben recibir información sobre el costo de la cobertura. Se anima a los empleadores a consultar con su asesor legal o asesor fiscal para obtener orientación sobre quién debe incluirse y qué debe informarse para cumplir con el requisito de presentación de informes W-2.